會(huì)議接待方案

一、會(huì)前籌備工作

1、根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

2、發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

3、選擇會(huì)場(chǎng)。

二、會(huì)場(chǎng)的布置。

會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。
　　1、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。

2、門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)。

3、會(huì)場(chǎng)內(nèi)花卉的擺放。

4、桌面上如需擺放茶杯、礦泉水，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

5、調(diào)試燈光、音箱、話筒、入場(chǎng)音樂(lè)、電腦、幻燈片、音像設(shè)備。

6、攝影師的位置、攝影所需椅子等。
　　三、坐席的配置

坐席的配置要適合會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
　　1、圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺(jué)。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見(jiàn)。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做，來(lái)賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。
　　2、口字型。如果使用長(zhǎng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。
　　3、教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺(tái)與聽(tīng)眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
　　四、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
　　五、會(huì)議前的接待禮儀。
　　1、會(huì)前檢查。
　　這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。

2、提前進(jìn)入接待崗位。
　　接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。
　?、俸灥?。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。
　?、谝?。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。
　?、劢哟?。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì)者解答各種問(wèn)題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
　　六、會(huì)議中的服務(wù)禮儀
　　會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為其添茶水。及時(shí)為其清理桌面垃圾。

七、會(huì)后服務(wù)
　　會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好會(huì)后處理工作。
　　1、清理會(huì)議文件。根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。

2、整理會(huì)議紀(jì)要。

3、新聞、信息報(bào)道。